Czy mogę monitorować służbowe e-maile pracowników?

Odpowiedź brzmi – tak, jeśli tylko spełnione zostaną odpowiednie warunki. Kwestia ta została unormowana w znowelizowanym Kodeksie Pracy w art. 22(3) oraz w art. 22(2) § 6-10. Pracodawca może korzystać z takiego monitoringu, jeśli „jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy”. Jeśli zatem możemy wykazać, że jest to narzędzie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa, monitoring poczty (lub inne jego formy) jest prawnie dozwolony.

Pozostaje kwestia warunków, które należy spełnić. Jest to przede wszystkim ograniczenie zakresu śledzonych treści. Nie wolno nam „naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika” (art. 22(3) § 2). O stosowaniu takiego monitoringu należy również odpowiednio poinformować pracownika:

  • cele, zakres i sposób prowadzenia monitoringu należy opisać w regulaminie wewnątrzzakładowym;
  • pracownika informujemy nie później niż na 2 tygodnie przed uruchomieniem takiego systemu;
  • informację o celu, zakresie i sposobie działania systemu przekazujemy pracownikowi na piśm ie przed dopuszczeniem go do pracy.

Na mocy Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) natomiast pracodawca staje się administratorem lub podmiotem przetwarzającym dane pracownika. W monitorowanej korespondencji mogą znaleźć się informacje wrażliwe, jak np. dane o stanie zdrowia, co narzuca szereg zobowiązań (więcej o tym kiedy możemy przetwarzać te kategorie danych w art. 9 RODO), między innymi wspomniany wcześniej obowiązek informacyjny wobec pracownika (art. 13 i 14 RODO określają jakie elementy taka klauzula powinna zawierać). Przetwarzanie musi być również prawnie uzasadnione, a okres przetwarzania nie powinien by dłuższy niż to wynika z celu. Pracodawca musi też być w stanie wykazać, że korzysta z narzędzi przetwarzania zgodnie z określonym celem oraz że cała procedura jest zgodna z obowiązującym prawem.

Foto designed by Katemangostar / Freepik